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Assistant(e) Pôle Administratif

Assistant(e) Pôle Administratif

Placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable du pôle administratif de la Direction générale des Solidarités et du Renouvellement urbain (DSRU) comprenant les services Démocratie Locale, Politique de la Ville, Habitat-Logement et le CCAS (rattachement fonctionnel), vous assurez des missions de secrétariat du pôle administratif de la DSRU.

Au sein de ce pôle, vous serez amené à remplacer ponctuellement les autres secrétaires sur leurs missions en cas d’absence ou de surcharge de travail afin de garantir la continuité de service.

Missions et activités principales

Traitement administratif des dossiers et documents

  • Prendre des notes lors de réunions afin d’en assurer les comptes-rendus,
  • Mettre en forme tout type de documents (courriers, notes, actes administratifs, ….) en assurant une veille orthographique et syntaxique,
  • Assurer le suivi de ces documents via l’actualisation d’une base d’informations,
  • Suivre le circuit des signatures des documents et assurer la transmission des courriers aux usagers via des logiciels métiers,
  • Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi de documents de liaison internes (fiches de demandes de rendez-vous),
  • Saisir les bons de commande et les engagements comptables sur le logiciel ASTRE,

Organisation de rendez-vous

  • Organiser les rendez-vous et réunions de la Directrice générale adjointe et des responsables de services DSRU,
  • Assurer l’organisation logistique des réunions,
  • Assurer l’interface entre le secrétariat et les services internes ou externes à la ville,
  • Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des rendez-vous.

Compétences requises / Profil recherché

  • Niveau 4 ou 5 (bac ou bac +2), secteur administratif,
  • Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale, ses circuits de décision et procédures administratives,
  • Maîtrise avancée des outils bureautiques usuels : word, excel, power point,
  • Maîtrise des techniques de secrétariat,
  • Maîtrise avancée de la langue française,
  • Discrétion et secret professionnel,
  • Sens aigu du travail en équipe et de la continuité de service,
  • Capacités d’organisation du travail, de méthode, de rigueur,
  • Polyvalence, réactivité, adaptabilité face aux urgences et aux changements d’organisation dans le service,
  • Sens de l’initiative et prise de responsabilité dans un cadre prédéfini par le chef de service,
  • Capacité à rendre compte à sa hiérarchie,

Relations fonctionnelles

√ L’ensemble des services
√ Le public
√ Les organismes extérieurs
√ Les élus

Compléments

HORAIRES DE TRAVAIL 36h30 hebdomadaires (semaine sur 4.5 j ou 5 j)-  7,5 ou 8,5 jours de RTT
REMUNERATION  Traitement indiciaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d’année