Gestionnaire du service des assemblées – Collaborateur/trice juridique

Missions et activités principales

Gestion de l’Assemblée

• Suivre les rapports et les flux de validation électronique
• Préparer les réunions (convocations, réservation de salle, dossiers…)
• Suivre les modifications des rapports au fur et à mesure des réunions préparatoires (commissions administrative, réunion de validation de l’ordre du jour, conférence des Présidents, réunion des élus de la majorité, commissions municipales), en relations avec les services
• Traiter et envoyer les convocations
• Assurer la logistique du matériel pour certaines séances (rétroprojection, urnes, bulletins…)
• Etablir les délibérations après la séance
• Produire le procès-verbal de séance sur la base de celui remis par la sténotypiste
• Procéder au traitement du contrôle de légalité et à la publication des actes sur le site internet de la Ville

Nota : Moyenne de 9 à 10 réunions par an du conseil municipal (une par mois sauf en mai et en août) ; Préparation de chaque séance sur 4 semaines.

La gestion centralisée des actes (décisions et arrêtés du Maire) 

• Superviser en permanence les actes établis par les services
• Suivre le contrôle de légalité, l’enregistrement et la transmission aux services
• Générer et éditer les décisions du Maire
• Etablir et tenir le registre des délibérations, décisions et arrêtés.

L’accompagnement juridique

• Effectuer les recherches juridiques en relation avec les projets de délibération ou tout autre sujet d’ordre juridique
• Rédiger des notes
• Préparer les dossiers dans le cadre de contentieux
• Réaliser une veille juridique partagée avec le directeur : Sélection d’articles ou d’informations d’ordre juridique intéressant l’action des collectivités locales et plus particulièrement celles portées par la Ville
• Résumer des articles juridiques, préparer des notes de synthèse de décisions juridictionnelles

L’administration des logiciels WEB-DELIB, i-delibRE et ISI Display 

• Renseigner
• Quotidiennement WEB-DELIB pour la gestion des rapports au Conseil municipal, la gestion des conseils municipaux et le suivi des actes
• Régulièrement i-delibRE pour la préparation du Conseil municipal et des réunions préparatoires à ce dernier (génération et envoi des convocations, mise à disposition des rapports, etc.)
• Quotidiennement ISI DISPLAY (publication de certains actes sur le site internet de la Ville)
• Suivre les corrections et améliorations à apporter à WEB-DELIB, i-delibRE et ISI Display, en collaboration avec le service informatique (tests, tableaux de bord, relations avec la société)
• Apporter une assistance permanente aux services pour l’utilisation et former à la pratique de de WEB-DELIB et i-delibRE et ISI Display

Assistance dans le suivi de la gestion financière de la Direction 

• Engager les dépenses / recettes,
• Etablir les bons de commande
• Préparer le budget en lien avec le directeur.

Tâches administratives de la Direction

• Tenir à jour des pages Intranet (tableaux de délégation de signature, représentation des élus au sein des commissions et organismes, fiches de procédures, informations diverses)
• Mettre à jour régulièrement et classer diverses documentations juridiques
• Gérer les archives de la direction (actuellement via le logiciel MNESYS)